日程調整のメールに使える定型文30選【コピペ用まとめ】
日程調整のメール文作成に使える便利なテンプレート集。
「日程調整のメールって、どんな文章にすればいいんだろう」と悩んだことはありませんか？
この記事では、ビジネスシーンはもちろん、プライベートでも役立つ日程調整メールの文章を、役立つ事例集として紹介します。
利用シーン別に文章例を掲載しているので、自分のシチュエーションにぴったり合った文例を素早く見つけ、必要に応じてカスタマイズできます。
また、全体の流れを把握するためのサンプルメールも用意しているので、初めての方でも全体像を理解しながらメール作成に取り組むことができる記事になっています。
記事の最後には、圧倒的に使いやすい、モダンな日程調整ツール「Attendar」の紹介もあるのでぜひ一読ください。
日程調整メール作成の基本ポイント
日程調整のメールは、相手とのコミュニケーションをスムーズにするための大切なツールです。
まずはじめに、メール作成にあたって意識すべき基本のマナーや、文章を分かりやすくするための工夫について簡単に解説します。
基本のマナーと注意点
✅ 件名の明確化
件名に「日程調整のお願い」「◯◯（打ち合わせ・会議など）の日程ご確認」などの文言を入れ、メールの件名を見ただけで内容が推測でき、後で検索もしやすいようにしましょう。
✅ 丁寧かつ簡潔な文章
必要に応じて敬語や適切な表現を用い、情報が一目で分かるように簡潔に記述します。また、送信前には誤字脱字のチェックも忘れずに、相手に失礼のない文章を心がけましょう。
✅ 明確な日時と補足情報の提示
具体的な日付や時間帯を記載することで誤解やミスコミュニケーションを防ぎます。複数の候補日時がある場合は、わかりやすいフォーマットで提示し、候補が検討しやすいようにしましょう。また、代替案として「お打ち合わせは1時間程度を予定しております。ご負担の少ないオンラインミーティング（Zoom等）でも可能です。」など、場所や所要時間の目安を記載するとより親切です。
✅ 送信先の確認とCCの活用
送る相手のメールアドレスを再確認し、必要な関係者をCCに入れるなど、情報共有が適切に、そしてスムーズに行われるよう配慮しましょう。
✅ 署名・連絡先の明記
メールの最後には自分の名前、そして必要に応じて所属、連絡先などを記載するのも忘れずに。
✅ 返信期限や確認依頼
特に急ぎの調整の場合は、「お手数ですが〇〇までにご返信いただけますと幸いです」といった、返信期限や確認を促す一文を加えると、迅速な対応を促すことができます。また、返信がなかなか来ない場合も、即催促するのではなく「念のためご連絡させていただきました」とやわらかいトーンでリマインドするとよいでしょう。
✅ タイムゾーンの明記
日本国内のみの調整であればタイムゾーンの記載は基本的に必要ありませんが、海外の相手とのやり取りでは、タイムゾーンの表記は混乱を避けるために（ほぼ）必須です。「午前10時（JST）」のように具体的なタイムゾーンを明記することで、誤解やミスを防ぐことができます。また、相手の現地時間に合わせて記載するなどの配慮まで気配りできればよりベターです。
文章の構成・見やすさの工夫
💡 基本構成を押さえる
メールは「挨拶→本文→締め」の基本構成に沿って作成しましょう。各パートで伝えたい内容を整理し、この順番に配置することが大切です。
💡 相手に合わせた文章調整
当然ながら、送る相手が社内の同僚か、クライアントや取引先か、またはプライベートの相手かによって、文体や表現のレベルを調整します。シーンに適した表現を選ぶことが、円滑なコミュニケーションにつながります。
💡 見やすいレイアウト
箇条書きや番号付きリストを活用して、候補日時や要点を整理することで、視覚的にわかりやすくなります。改行や適切な段落分けも意識できるとなお良いです。
💡 視覚的アクセントの活用
強調したい部分は、太字や色（控えめに）で目立たせる方法も有効です。ただし、過度な強調はかえって読みづらくなるため、必要最低限に留めましょう。
シーン別の定型文30選
日程調整メールは、送る相手やシチュエーションに合わせた文例を使い分けることが重要です。このセクションでは、用途に合わせた具体的な例文30選（フォローアップメール含む）を紹介します。
各シーンで使える例文をピックアップしているので、必要な部分をそのままコピペして使うことができます。
A. 社内向けメール（例：同僚・上司向け）
社内での日程調整は、迅速な連絡と柔軟な対応が求められます。以下は、同僚や上司に送る内部メールで利用できる例文1〜例文10です。
気軽な依頼文から、丁寧な確認依頼、急ぎの場合の連絡まで、さまざまなシーンに対応した文例を集めました。必要な部分はそのままコピペし、状況に合わせてカスタマイズして利用してください。
《例文1：カジュアルな依頼》
お疲れ様です。来週のプロジェクト会議ですが、
- 〇月〇日 火曜 午前10時
- 〇月〇日 水曜 午後3時
のどちらかで調整可能でしょうか？
《例文2：丁寧な確認依頼》
お疲れ様です。〇〇プロジェクトの打ち合わせについて、候補日時を下記の通りご提案いたします。
【候補①】〇月〇日（火）10:00 ～ 11:00
【候補②】〇月〇日（水）14:00 ～ 15:00
ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。
《例文3：上司向けのフォーマル依頼》
お疲れ様です。〇〇の件につきまして、打ち合わせの機会をいただきたく存じます。以下の候補日時をご確認いただき、ご都合をお知らせいただけますでしょうか。
【候補①】〇月〇日（火）10:00 ～ 11:00
【候補②】〇月〇日（水）14:00 ～ 15:00
【候補③】〇月〇日（水）11:00 ～ 12:00
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
《例文4：チーム内での意見募集》
皆さん、お疲れ様です。来週のミーティング日程について、〇月〇日火曜午前または〇月〇日木曜午後の候補を考えています。ご都合の良い方を返信にてご教示いただけると助かります。
《例文5：フォローアップの依頼》（返信が遅れている場合）
お疲れ様です。先日ご提案いたしましたミーティング候補について、まだご返信をいただいていないようです。お手数ですが、〇月〇日までにご都合をお知らせいただけますでしょうか。
《例文6：急ぎの案件に関する連絡》
お疲れ様です。急ぎの案件について、早急にミーティングを設定したく存じます。候補日時として、本日午後3時または明日午前9時を考えております。ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
《例文7：詳細な候補日時の提示》
お疲れ様です。次回定例会議の日程調整について、以下の候補日時をご提案いたします。
- 〇月〇日（火）10:00～11:00
- 〇月〇日（水）14:00～15:00
- 〇月〇日（金）16:00～17:00
ご都合の良い日時をお知らせいただければ幸いです。
《例文8：出席確認の依頼》
お疲れ様です。〇〇プロジェクトに関するミーティングについて、以下の候補日時をご確認の上、出席可能かどうかご返信いただけますか？
- 〇月〇日（火）
- 〇月〇日（木）
- 〇月〇日（金）
よろしくお願いいたします。
《例文9：柔軟な対応を促す依頼》
お疲れ様です。今後のプロジェクト進捗報告のため、打ち合わせの日程調整をお願いしております。ご多忙のところ恐縮ですが、下記候補の中からご都合の良い日時をお選びいただければと存じます。
【候補 1】〇月〇日（火）
【候補 2】〇月〇日（水）
【候補 3】〇月〇日（金）
何卒よろしくお願いいたします。
《例文10：簡潔なリマインドメール》
お疲れ様です。先日ご案内いたしました打ち合わせの日程について、再度ご確認いただけますでしょうか。ご返信をお待ちしております。
B. クライアント・取引先向けメール（社外向け）
クライアントや取引先向けのメールは、ビジネス上の信頼関係を維持しつつ、丁寧かつフォーマルな表現が求められます。以下は、初回の連絡から定例の打ち合わせまで、様々なシチュエーションに合わせた例文11〜例文20です。
各例文は、そのまま利用することも、必要に応じてカスタマイズすることも可能です。
《例文11：初回ご挨拶と日程調整の依頼》
お世話になっております。〇〇株式会社の△△でございます。 この度はお打ち合わせの機会をいただき、誠にありがとうございます。 下記候補日時の中からご都合の良い日時をお知らせいただけますでしょうか。
【候補①】〇月〇日（火）10:00～11:00
【候補②】〇月〇日（水）14:00～15:00
【候補③】〇月〇日（金）11:00～12:00
何卒よろしくお願い申し上げます。
《例文12：案件打ち合わせのご依頼》
お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 〇〇プロジェクトに関し、詳細な打ち合わせを実施させていただきたく、 以下の日程候補をご提案申し上げます。
【候補①】〇月〇日（木）15:00～16:00
【候補②】〇月〇日（金）10:00～11:00
【候補③】〇月〇日（月）11:00～12:00
ご多忙のところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
《例文13：会議日程のご確認》
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。 先日ご連絡させていただきました会議の日程について、 再度ご都合をお伺いできればと存じます。 下記候補日時をご確認いただき、ご返信いただけますと幸いです。
【候補①】〇月〇日（火）11:00～12:00
【候補②】〇月〇日（木）14:00～15:00
【候補③】〇月〇日（月）15:00～16:00
よろしくお願いいたします。
《例文14：ご提案内容のフォローアップと日程調整》
お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 先日ご提案させていただいた内容に関し、 詳細なご説明のためのお打ち合わせをお願いしたく存じます。 以下の候補日時より、ご都合の良い日時をお選びいただけますでしょうか。
【候補 1】〇月〇日（水）10:00～11:00
【候補 2】〇月〇日（金）15:00～16:00
【候補 3】〇月〇日（月）11:00～12:00
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
《例文15：打ち合わせ候補日の提示》
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。 次回打ち合わせの日程につきまして、下記の候補日時をご提示させていただきます。
- 〇月〇日（月）09:30～10:30
- 〇月〇日（水）14:00～15:00
- 〇月〇日（金）14:00～15:00
お手数ですが、ご都合の良い日時をお知らせいただければ幸いです。よろしくお願いいたします。
《例文16：定例会議の日程調整依頼》
お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 定例会議の日程について、勝手ながら下記の候補日時をご提案いたします。
【候補①】〇月〇日（火）10:00～11:00
【候補②】〇月〇日（木）16:00～17:00
【候補③】〇月〇日（月）15:00～16:00
ご都合をお知らせいただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
《例文17：電話会議のスケジュール調整》
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。 お忙しいところ恐れ入りますが、次回の電話会議の日程調整のため、 以下の候補日時をご確認いただけますでしょうか。
【候補①】〇月〇日（水）11:00～11:30
【候補②】〇月〇日（金）09:00～09:30
【候補③】〇月〇日（月）09:00～09:30
ご返信をお待ちしております。よろしくお願いいたします。
《例文18：重要な会議の確認依頼》
お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。 先般ご案内申し上げました重要会議の日程について、 最終のご確認をお願い申し上げたく、ご連絡いたしました。
【候補①】〇月〇日（木）13:00～14:00
【候補②】〇月〇日（金）10:00～11:00
ご都合をお知らせいただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
《例文19：急なスケジュール変更のご連絡》
お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。 誠に勝手ながら、急な事情により、先日ご調整いただいた会議の日程を変更させていただきたく存じます。 下記の新たな候補日時をご確認いただき、ご都合をお知らせいただけますでしょうか。
【候補①】〇月〇日（水）15:00～16:00
【候補②】〇月〇日（木）10:00～11:00
ご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。
《例文20：リマインドと最終確認》
お世話になっております。△△株式会社の□□です。 先日ご提案いたしました打ち合わせの日程について、 お忙しい中恐縮ですが、最終のご確認をお願い申し上げます。 もしご都合に変更等ございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
プライベートやカジュアルなシーン
こちらでは、友人や知人との集まり、またはカジュアルなミーティングなど、堅苦しくない柔軟な表現を用いた日程調整メールの例文を紹介します。リラックスした雰囲気の中で予定を調整するために、そのまま使える例文21～例文30を以下にまとめました。
必要に応じて、スタイルに合わせてカスタマイズして利用してください。
《例文21：友人への気軽な集まりの誘い》
「こんにちは！今度みんなで集まろうと思ってるんだけど、来週の土曜（○日）の午後とかどうかな？都合の良い時間を教えてね！」
《例文22：久しぶりの再会の提案》
「久しぶり！来週の水曜○日の夕方5時頃にお茶でもどう？もし時間が合えば返信ちょうだい。」
《例文23：週末のバーベキュー案内》
「どうも！次の週末、バーベキューを計画してるんだけど、昼の12時から15時くらいで考えてます。土曜or日曜どちらか参加できそうか教えてもらえると嬉しいです。」
《例文24：軽い飲み会の依頼》
「お疲れ！近しい知り合い同士でちょっとした集まりを企画してるんだけど、今週の金曜の夜、時間ある？。」
《例文25：映画鑑賞会の提案》
「こんにちは！今度、映画鑑賞会をしようと思ってるんけど、来週の日曜（○日）の午後2時から4時くらいどうかな？都合が合えば教えて〜。」
《例文26：ディナーの予定調整》
「こんにちはー。みんなでディナーかランチに行きたいな、と思ってます。候補として、来月の土曜の夜か日曜の昼がいいかなと思ってる。都合を教えてね！」
《例文27：カフェミーティングの提案》
「こんにちは！来週末に〇〇カフェでミーティングしない？リラックスした雰囲気でアイデア交換ができればと思うんだけど、都合の良い時間帯を教えて欲しいです。」
《例文28：誕生日パーティーの日時調整》
「久しぶり！来週、◯◯の誕生日パーティーやる予定なんだけど、よかったら参加どう？日程まだ調整中だから、都合いい日あったら教えて〜。」
《例文29：打ち合わせ兼集まりの依頼》
「お疲れ！この前の話、ちょっとした打ち合わせも兼ねた集まりを考えてるんだけど、来週の水曜または木曜の午後、都合はどうかな？」
《例文30：ピクニックの急な誘い》
「こんにちは！急な連絡でごめん、今度の土曜にみんなでピクニックを計画してるんだけど、参加可能かどうか教えてほしい！」
サンプルメールとカスタマイズのポイント
実際のシチュエーションに合わせ、これまで紹介した定型文を組み合わせた実践的なメール全文例を以下に用意しました。このサンプルは、クライアントとの初回打ち合わせを例にしています。内容やトーンはカスタマイズのポイントを参考に、状況に応じて柔軟に変更してください。
サンプルメール全文例
件名
【打ち合わせ日程のご調整】〇〇プロジェクトについて
本文
お世話になっております。〇〇株式会社の△△でございます。
先日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
〇〇プロジェクトの今後の進捗および詳細なご説明のため、下記候補日時をご提案させていただきます。
【候補①】〇月〇日（火）10:00～11:00
【候補②】〇月〇日（水）14:00～15:00
【候補③】〇月〇日（水）11:00～12:00
ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇株式会社 △△
メール: sample@example.com
電話: 080-XXXX-XXXX
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コピペ後にカスタマイズする際のポイント
1️⃣ 件名
件名は内容がすぐに把握できるよう、具体的なプロジェクト名や打ち合わせ内容を明記してください。
2️⃣ 挨拶文
相手との関係性に合わせて、挨拶文（例：「お世話になっております」や「初めまして」）を調整しましょう。
3️⃣ 候補日時
実際の日付・時間に合わせて候補日時を更新し、必要であれば候補数を増やすなど柔軟に対応してください。
4️⃣ 連絡先
署名部分に、正確な連絡先情報（メールアドレス、電話番号など）を記載し、問い合わせがスムーズに行えるようにしましょう。
5️⃣ 文章のトーン
調整する相手に合わせて、フォーマルな表現やカジュアルな表現に変更するなど、文体も必要に応じて調整してください。
このように、日程調整のメール作成の基本や、実践的な文例、定型文を活用してメールで日程調整を簡単に行う方法を紹介してきました。
最後に、さらに手間を省いてもっとスムーズに日程調整を進めることができるオンラインツール「Attendar」という無料の予定調整ツールの紹介です。
日程調整ツール「Attendar」とは
Attendar は「圧倒的に使いやすい」モダンな日程調整ツールです。
ビジネスの会議からプライベートな集まりまで、あらゆる予定調整に利用できる万能スケジューリングサービスで、無料かつ相手も含めアカウント登録すら不要ですぐに使い始められる手軽さが魅力です。
以下では、Attendarの主な特徴と、メールでの日程調整と比べたメリットについて詳しく説明します。
Attendarの便利な機能
🔍 完全無料 & 登録不要
Attendarは誰でも無料で利用でき、調整ページを作成する側も回答する相手側もアカウント登録（メールアドレス登録）は不要です。ツールの利用に料金や手間がかからないため、ビジネスでもプライベートでも気軽に導入できます。
🔍 1対1のスケジュール調整
特定の相手との1対1の予定調整を迅速に行えます。日程調整ページを予定ごとにパーソナライズしてサクッと作成でき、自分のカレンダー予定を重ねて候補日時を選べることも可能です。
作成した専用リンクを相手に送れば、相手はその中から都合の良い日時を選ぶだけで日程が確定します。
🔍 複数人のグループ日程調整
面倒な複数人での予定調整もAttendarなら簡単です。投票形式の調整ページを作成し、参加予定者は各自が都合のつく時間に回答（投票）するだけで、最適な日時を見つけられます。
大人数が参加するビジネス会議はもちろん、友人との集まりなど不特定多数の相手とも調整しやすく、様々な場面や用途に広く対応しています。
🔍 各種ツール連携と自動化
AttendarではGoogleカレンダーを連携させることで、自分の空き時間を自動的に反映したり、確定した予定をカレンダーに追加することができます。
ZoomやGoogle Meetとも連携可能で、日程が決まれば自動でオンライン会議のURLを発行・共有してくれます。面倒な候補日時の選定から日程確定後の設定まで、一連のプロセスを自動化できるのも大きな利点です。
