打ち合わせなどの日程調整で気をつけたい「日程候補の提案」依頼

自分から相手に打ち合わせなどをお願いする場合の日程調整について、相手に日程の候補を伺うのってどうなの？というお話です。

両者合意の上の打ち合わせや会議であっても、特に相手の方が身分や社会的地位が高いと思われる時に少し意識したいポイントになります。

「ご都合の良い日程候補をいくつかください」は少し注意が必要

相手を敬って、あるいは相手の予定を尊重して、こんなメッセージを送ったことある人多いのではないでしょうか？でもこれ、人によっては「候補を選んで出す」というプロセスが面倒だったり苦労に感じるかもしれないということを頭の片隅に入れておいた方がいいかもしれません。

もちろん、全く気にしない人もいますし、気の知れた知り合いなどの場合はほとんど問題にならないと思いますが、一度も顔を合わせたことのない人とのビジネスシーンなどでは、逆に相手に労力を押し付けている、と捉えられる可能性もゼロではありません。

これに関しては「候補を複数選んで出す」という行為よりも、「提案された中から選ぶ」方が考える労力が少なくて済む、という理屈や、候補を選んで提案した方は相手がその中から選ぶまで候補日時を（予定が被らないよう）カレンダー上で仮押さえしないといけない、といった思考が働くことが要因と考えられます。

とはいえ、相手の方が社会的地位や知名度があって、且つ自分の予定は結構空いているといった場合には「こちらはフレキシブルなのでそちらで決めていただいて結構です」的なシチュエーションはよくあると思います。ただそんな時でも、変に相手に「なんでこっちが労力かけて候補を提案しないといけないのか」と思われてしまってはもったいないですよね。捉え方は本当に人それぞれなので。

仕事以前に、日程調整の段階から関係にヒビが入りかけては第一印象としては良い滑り出しとは言い難くなってしまいます。

大事なのは選択肢をもたせた、思いやりある提案

自分から打ち合わせなどで日程調整をお願いするような場合、ケースとしてはだいたい3パターンほどありそう、ということでそれぞれのパターンに分けて考えてみます。

ただ、もちろんその場その場でいろいろなシチュエーションがあると思いますので、あくまで参考程度ということでご理解ください。

1️⃣ 自分の予定は結構余裕がある場合

この場合は「自分のスケジュールはこれだけ空いているのでどうぞ自由に選んでください」というニュアンスを出せると良いように思います。

気をつけたいポイントとしては、例えば「来週 or 再来週であれば◯曜日と◯曜日、あと◯曜日も終日空いてます」といった感じで、余裕があるということは伝えながらもその範囲としてはある程度具体的に示す方が良いでしょう。間違っても「再来週ならだいたい空いてます」といったような抽象的な表現は避けるべきです。

2️⃣ 自分の予定の空き具合がそこそこな場合（どフリーでもなく、カツカツでもない）

これが一番難しいパターンかもしれません。ここ場合は「こちらからの提案で恐縮ですが」など前置きを入れた上で、少なすぎず、多すぎない選択肢を提案する、というのが最適解に近いのではないでしょうか。

そして「これら以外でもある程度調整できると思いますので、他にご都合良い日時などありましたらお気軽にお申し付けください」など、相手にも提案する選択肢があることを付け加えるなどの工夫があればベターです。

3️⃣ 自分の予定が結構詰まっている場合

この場合は、選択肢が限られていることについて申し訳ない気持ちを含めつつ、その中でも出来るだけ多めの選択肢を相手に提案すると良いと思います。

そしてどうしても両者の都合が合わない時のために「もし調整難しいようでしたら次週でも問題ありません」といったように、考えているタイムフレームを少し延長できることも（それが可能であれば）添えておくと良いかもしれません。

今回は少し硬めの、サラリーマンちっくな考え方や文章だったかもしれませんが、社会ではいつどんな相手と打ち合わせを行うことになるかわかりません。自分が良かれと思って送ったメッセージでも、相手の捉え方によっては（少なからず）マイナスに働いてしまうこともあり得るということを頭に入れ、できる限り柔軟に、配慮あるやりとりを心がけたいところです。