チームのミーティング効率を劇的に高めるSaaS、Fellowを紹介

複数のミーティングを抱えて、どれがどれだか分からない。チームのミーティングの生産性を高めたい。ミーティングの成果を効率的且つしっかりと業務に落とし込みたい。

忙しいマネージャーの方々は特に、こういった経験や課題があるのではないでしょうか？

今回はそんなチームでの会議を様々なカタチでサポートしてくれる、Fellowというツールを紹介します。特にチームをまとめるマネージャーレベルの方にとっては有益なツールです。

Fellowはミーティングの準備から振り返りまで一気通貫してサポートしてくれ、また様々なサードパーティーアプリとシームレスに連携させることも可能です。

Fellowとは？

Fellowはチームが共同で会議のアジェンダを作成したり、決定事項を記録することによって、コラボレーションを通してミーティングの生産性を高めることができるソフトウェア（SaaS）です。

ミーティングやメンバー管理を一括で行うことにより、仕事の「見える」化を促進し、管理と整理を行うことができます。

Fellowの公式サイトに記載されている具体的な機能としては、

• アジェンダの作成
• 議事録の作成
• タスクの管理や割り振り
• ミーティング後のメンバー同士のフィードバック
• 外部アプリとの連携

などと、会議の準備からフィードバックまで幅広く業務をサポートしてくれます。

（ただし現在は英語のみでのサービス提供で、日本語対応はされていません。。）

次に、Fellowはどのような点で優れているのかなど具体的な機能やインターフェイスをみていきます。

Fellowの各機能

アジェンダ作成

Fellowではテンプレートとして保存されているフォーマットを用いることで、アジェンダを手軽に作成することができます。

従来は担当者がGoogle Docsなどを用いて一からテンプレートを作成する必要があったり、人によってフォーマットが異なるいったような問題や非効率がありましたが、それらの手間を削減することができます。

さらに有料プランではテンプレートの数や絵文字機能が拡張されるなど、より多くのカスタマイズが可能になります。

また、Fellowでは作成したアジェンダの項目ごとに担当者を振り分けることが可能となっています。

メンバーの前後のスケジュールに合わせて扱うアジェンダの順番を入れ替えたり、事前にアジェンダを振り分けるなどしてみると、ミーティングの効率もグッと上がるかもしれませんね。

他にも「Suggest Topic」と呼ばれる、アジェンダ作成へのFellow独自のアドバイス機能もあります。抽象的な質問になっていないか、相互でコミュニケーションが取れているか、など、様々な観点でアドバイスを行ってくれます。

カレンダーアプリと連携させて、ミーティングの管理を効率化

GoogleカレンダーやOffice 365 カレンダーと連携させると、各予定とミーティングを対応させて表示させることができます。

以下の写真のように、時系列に添ってミーティングを一目で把握することができ、ミーティングが多いマネージャーなどには特に便利でわかりやすいインターフェイスとなっています。

アイデアやToDoを個人・チームで一括管理

Streamsと呼ばれる画面では、個人のToDoはもちろん、チームのゴールやアイデアを共有したりといったように、いわばデジタルノートパッドのように整理することができます。

外部アプリを行ったり来たりする必要もありません。

Streamsは個人とToDoリストとしてや、チームのOKRにも最適です。

タスクを個人・チームで一括管理

Fellowではミーティングで決定したタスク（アクションアイテム）を、個人・チーム間で一括管理できます。

個々のタスクに担当者を指名したり、Googleカレンダーと連携して期日を設定することができ、それらのトラッキングまでできるので、まさにタスク管理機能が組み込まれているカタチです。

各タスクは振り分けると、自動的に個人・チームのタブに反映される仕組みとなっていて、視覚的にも管理がしやすいインターフェイスです。もちろんチーム内で可視化することも可能です。

尚、ミーティング内で決めたタスクは自動的に次回のアジェンダに引き継がれる仕組みとなっており、わざわざタスク管理用のアジェンダを作成しなくても、Fellowが自動的に進捗管理の場を提供してくれます。

外部アプリと連携することで、ワークフローを最適化

FellowはSlack、Jira、asana、Google Docsといったサードパーティーアプリと連携することで、それぞれ通知やタスク管理、ドキュメント管理などを企業のワークフローに取り込むことができます。

尚、FellowのSlack botにはリマインド機能や毎日の活動を報告してくれるダイジェスト機能などがあり、陰ながらチームのマネジメントを後押ししてくれます。

さらに、Organizationプランを導入すれば採用人事で使用されるHRIS（GSuite、Office365、BambooHR、Workdayなど）も連携可能となります。これにより採用とコミュニケーション、ミーティングをFellowが一気通貫してサポートすることが出来るため、人事担当にとっては非常に便利そうです。

フィードバック機能を用いてより良いミーティングに

デキるチームの文化形成にとって、フィードバックは非常に重要な要素のひとつです。良かった点を称え、改善すべき点は洗い出す、そういったサイクルはパフォーマンスをより高めるために欠かせません。

Fellowでは参加者同士でフィードバックができる機能が備わっており、これはSlackを通して行うことも可能です。

また、テンプレートも用意されているため、気軽にフィードバックを求めることができる仕組みになっているのも嬉しいところ。

（ただし、こちら機能はOrganizationプランのみが利用可能となっているのでその点注意が必要です。）

料金プラン

Free プラン

基本機能が無料となっています。

• 10人以下での利用
• 作成したドキュメントは45日まで検索可能
• Googleカレンダー、Office 365 カレンダー、Slackの連携

作成できるアジェンダやアクションアイテムの数に制限はありません。

こちらはスタートアップや少人数チームでの組織管理・プロジェクト運営向け、といった印象。

Pro プラン ($5)

• 人数制限なし
• 作成したドキュメントはいつでも検索可能（日数制限なし）
• ドキュメントのバージョン（履歴）管理
• タスクへの期日設定
• ゲストユーザー機能や権限設定
• Jira、asana、Zapier連携

複数のプロジェクトを推進していたり、メンバーの規模が増えたミドルベンチャー向けのプランです。

Organization プラン

Proプランの機能に加え、以下の機能が利用できます。

• フィードバック機能
• HRISアプリ（GSuite、Office365、BambooHR、Workdayなど）連携

フィードバック機能を使った継続的な改善に力を入れたい組織、あるいは人事採用系との連携を求める企業には良さそうです。

ただし、英語のみにしか対応していないため日本では外資系の企業のように英語への対応能力が高い企業に限られるかもしれません。

リモートワークへの応用

昨今のミーティングの急激なオンライン化に伴って、Fellowでも「リモートワークに便利」というマーケティングも積極的に行っているようで、さらに公式サイト上ではリモートワークを実施している企業向けにオンラインイベントの開催や、記事の配信なども行われています。

見やすいアジェンダ

Fellowのアジェンダの特徴として、

• 項目ごとに整理されている
• 担当者を設定できる
• 期日をGoogleカレンダー等と連携させて設定できる
• タスク管理が簡単

といった点が挙げられます。とても視覚的にシンプルで綺麗です。

このため従来のGoogleドキュメント等とは異なり、オンラインであってもチーム全体として議題を見渡しながら効率よくミーティングを進行できるはずです。

タスク管理を随時確認できる

ミーティングで決まったタスクは随時、個人のタスクが一括管理されているタブに反映されます。締切日なども表示され、期限が近づくとSlackに通知がいくなど、とても進捗確認がしやすい作りになっています。

ミーティングからの業務への落とし込みがスムーズで、且つ各タスクの進捗確認も容易なため、リモートワークであっても生産性高くプロジェクトを進めることができそうです。

まとめ

Fellowはミーティングの準備がら振り返りまで、連続的に管理できるという点で大変優れています。またオンラインになって、チームやミーティングのマネジメントが難しい中ですべて一元管理できるという点でも大変使い勝手が良いと言えるでしょう。

英語のみにしか対応していないのが日本ではややネックとなりそうですが、そこさえクリアできれば組織の生産性を高めることに貢献してくれそうなツールであることは間違いありません。